Jaarrekening 2018

§5. Bedrijfsvoering

d. Overige bedrijfsvoeringsonderwerpen

(Digitale) dienstverlening “Digitaal waar kan maar persoonlijk waar het moet”.

Op weg naar een verdergaande digitalisering is ook in 2018 veel aandacht besteed aan de verbetering van de dienstverlening aan de burger. Veel producten van Burgerplein worden digitaal aangeboden en kunnen via pc, tablet of  smarttelefoon worden aangevraagd. Het blijven zoeken naar gebruiksvriendelijke programma’s of apps waarmee de klant gemakkelijk producten zelf kan aanvragen zijn in dit proces essentieel. In 2018 zijn diverse modules van “iBurgerzaken” in gebruik genomen waardoor de producten door onze klanten nog makkelijker digitaal bereikbaar zijn.
Ofschoon wij ernaar streven dat onze klanten de producten zoveel mogelijk digitaal kunnen aanvragen, komen veel burgers toch liever naar het stadskantoor. Die klanten kunnen een afspraak bij Burgerplein maken. Een afspraak kan via de website, telefonisch of aan de centrale balie in het stadskantoor gemaakt worden en dient uiterlijk binnen 5 werkdagen tot stand te komen. Dit is in 2018 in vrijwel alle gevallen gelukt, behoudens wanneer de klant zelf aangeeft meer tijd te hebben en het in overleg langer mag duren. Met 39,5 uur openingstijd behoort Burgerplein Kerkrade tot een van de 5 koplopers qua openingstijden in de regio. Gemiddeld zijn de ons omliggende gemeenten 36,75 uur open.

Interne toetsing
Het is van belang dat de besteding van publiek geld rechtmatig is, dat wil zeggen in overeenstemming  met relevante in-/externe wet- en regelgeving wordt ontvangen en besteed. Daaronder valt bijvoorbeeld een goed financieel beheer, de naleving van de subsidievoorwaarden en het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium) door een mix van controle op gegevens van derden, voorlichting en sanctionering.

Procesgewijs vindt interne toetsing plaats op de financiële cijfers en de naleving van relevante wet- en regelgeving, bijvoorbeeld ten aanzien van personeel/salarissen, investeringen, subsidieverstrekking, belastingen en heffingen (i.r.t. BsGW), treasury, sociale uitkeringen, omgevingsvergunningen, publiekszaken, etc. Daarbij wordt voor zover van toepassing rekening gehouden met de eisen die worden gesteld in de Single Information Single Audit (Sisa) – protocollen. Tevens worden de afrekeningen van diverse projectsubsidies getoetst. Waar relevant, mogelijk en zinvol vinden correcties plaats en/of worden de bevindingen gebruikt voor het doorvoeren van procesmatige verbeteringen.

De vaststelling, inning en afdracht van de eigen bijdragen Wmo gebeurt door het Centraal administratiekantoor (CAK). Door het kiezen van deze systematiek heeft de wetgever in feite bepaald dat de verantwoordelijkheid voor de juistheid en volledigheid van de eigen bijdragen geen gemeentelijke verantwoordelijkheid is. Dit impliceert dat door gemeenten geen zekerheden over de omvang en hoogte van de eigen bijdragen kunnen worden verkregen als gevolg van het niet kunnen vaststellen van de juistheid op persoonsniveau. Dit aspect maakt geen onderdeel uit van de gemeentelijke rechtmatigheidscontrole.

Voor wat betreft  de verantwoording van de besteding van specifiek bestemde rijksgelden en subsidies volgt hieronder een nadere toelichting.

SiSa (Single Information Single Audit)
De meeste specifieke uitkeringen worden tegenwoordig verantwoord via de jaarrekening. Daarvan zijn er in 2018 voor Kerkrade onderstaande 4 relevant.

nr.

Regeling

Ministerie

D9

Onderwijsachterstandenbeleid 2011-2018 (OAB)

OCW

E27B

Brede doeluitkering verkeer en vervoer

Prov. Limburg

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2018

SZW

G3

Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_gemeentedeel 2018

SZW

In de SiSa-bijlage van deze jaarrekening vindt de voorgeschreven verantwoording plaats.

Overige
In het voortraject wordt bij projecten waarvoor subsidie is verkregen geadviseerd over de (administratie van) aandachtspunten waarmee tezijnertijd bij de verantwoording rekening moet worden gehouden. Momenteel betreft dit  "Gebiedsontwikkeling Centrum Kerkrade", "Investeringen openbare ruimte rondom C-City",   "Kerkrade-West Wint", “Service Grensoverschrijdende Arbeidsbemiddeling” en Leefbaarheid / Natuurproject “Landschappelijke Ontwikkeling Anstelvallei”.

Jaarlijks worden voor zover van toepassing voor de betreffende projecten de eindafrekeningen tijdig opgesteld, de subsidievoorwaarden getoetst en door de externe accountant van een controleverklaring voorzien. In 2018 zijn 2 projecten afgerekend en na toetsing voorzien van een goedkeurende controleverklaring, te weten "door- en herontwikkeling Botanische tuin" en "vergroening Bleijerheide Nulland".

Inkoop en aanbesteden
In 2018 hebben twee Incompany Workshops plaatsgevonden op het terrein van inkoop en aanbesteden. De 1e bijeenkomst had betrekking op aanbesteden van werken. De 2e bijeenkomst had betrekking op aanbesteden van leveringen en diensten met speciaal aandacht voor de toepassing van de GIBIT-voorwaarden, een set voorwaarden die de gemeente toepast bij aanbestedingen van ICT-diensten of- leveringen of opdrachten die een ICT-component bevatten. Beide bijeenkomsten werden begeleid door externe deskundigen.

Communicatie en stadsmarketing
Het ‘uitvoeringsplan stadsmarketing’ is in 2018 verder uitgevoerd. Onder het motto “Beleef Kerkrade” is de stad verder op de kaart gezet. De Facebookpagina “Beleefkerkrade” heeft inmiddels ruim 8200 volgers. Er is een nieuwe website gelanceerd met daarin een tweedeling in gemeentelijke informatie en toeristische informatie. De samenwerking met Guido’s Orchestra is voortgezet.

Telefonie en website
De vernieuwde website en interne intranet zijn eind maart 2018 resp. eind mei 2018 in gebruik genomen. De focus is thans gericht op een verdere doorontwikkeling.
Voor wat betreft de doorontwikkeling telefonie c.q. telefonische bereikbaarheid wordt aangesloten bij landelijke initiatieven, geïnitieerd door de VNG. Inmiddels neemt de gemeente Kerkrade deel aan het project GT mobiele communicatie (raamovereenkomst voor mobiele abonnementen), GT vaste communicatie (diensten voor vaste data, vaste spraak en internet) en GT connect (diensten waarmee de afhandeling van spraakverkeer, inclusief spraakverkeer ten behoeve van klantcontactcentra, als dienst kan worden afgenomen ter vervanging van de eigen telefooncentrale).

BAG, BGT en BRO
De BAG, BGT en BRO maken onderdeel uit van het stelsel van basisregistraties. De gemeente is bronhouder van deze basisregistraties en daarmee verantwoordelijk voor het opnemen van de juiste gegevens en voor de kwaliteit van deze gegevens in deze basisregistraties. De BAG bevat informatie over panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. In de BGT worden alle objecten zoals gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en groen op een eenduidige manier vastgelegd. Met de invoering van de BRO op 1 januari 2018 worden de gegevens over de ondergrond gefaseerd over diverse tranches ingevoerd, beheerd en beschikbaar gesteld op één plek. Het college heeft wettelijke taken op het gebied van de BAG, BGT en BRO en voert deze in medebewind uit. Het college legt over de uitvoering van deze zaken eenmaal per jaar verantwoording af aan het Ministerie van Infrastructuur & Waterstaat. Dit gebeurt middels de Audit systematiek: de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Voor de BAG, BGT en BRO dient deze verantwoording afgelegd te worden middels een zelfevaluatie. Voor het jaar 2018 is deelname voor BAG en BGT verplicht en deelname voor de BRO nog vrijwillig. Desondanks zijn voor alle drie de basisregistraties de Verantwoordingsrapportages uit de ENSIA gehanteerd zodat verantwoording kan worden afgelegd aan het Ministerie en via de jaarrekening 2018 ook de Raad van de belangrijkste bevindingen op de hoogte wordt gesteld.

Na het invullen van de zelfevaluatie vragenlijsten via de online ENSIA-tool zijn de Verantwoordings-rapportages voor de BAG, BGT en BRO over 2018 opgesteld. De evaluatie betreft de onderdelen “borging proces”, “tijdigheid”, “volledigheid” en “juistheid” en de score die de gemeente hierop behaalt. Op basis hiervan zijn ambtelijk verbetermaatregelen geformuleerd. De rapportages laten voor de drie basisregistraties samengevat het volgende beeld zien:

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)
De uitvoering van de Wet BAG, het voldoen aan de wettelijke termijnen, de registratie van BAG-relevante objecten en het kwaliteitsbeheer over de juistheid van gegevens wordt op voldoende wijze geborgd. Desalniettemin knelt de beschikbare capaciteit voor verbetering van processen met bijvoorbeeld de verwerking van de definitieve geometrie, de behandeling van interne terugmeldingen, de mutatiesignalering op basis van luchtfoto’s, en de maandelijkse beoordeling en correctie van uitval uit het kwaliteitsdashboard.

Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT)
De uitvoerende taken (exclusief landmeten) en het beheer van de BGT is sinds medio 2017 uitbesteed aan het Gegevenshuis. De evaluatie van de beantwoording van de vragen vanuit het Gegevenshuis toont aan dat voldoende wordt voldaan aan de benoemde prestaties met betrekking tot de uitvoering van de BGT. Naast de uitvoering door het Gegevenshuis dienen interne processen bij de gemeente en processen bij het Gegevenshuis vastgelegd en geborgd te worden. De beschikbare capaciteit binnen Kerkrade voor de BGT is vooral gericht op de uitvoering van de afstemming tussen de partners waardoor de proceskant onderbelicht blijft. Aandachtpunten liggen daarom voornamelijk op het gebied van de structurele borging van de BGT in de gemeentelijke  organisatie, het inventariseren en vastleggen van interne BGT processen en de synchronisatie met het Gegevenshuis, en het realiseren van koppelingen tussen BGT, BAG, WOZ en BOR (Beheer Openbare Ruimte).

Basisregistratie Ondergrond (BRO)
De BRO is op 1 januari 2018 ingevoerd en bevindt zich nog in de implementatiefase. De ENSIA is binnen Kerkrade, evenals bij enkele andere gemeenten, vooral gebruikt om handvaten te krijgen voor de correcte implementatie. De resultaten uit de rapportage laten daarom vooral procesmatige aandachtpunten zien met betrekking tot het inventariseren, beschrijven en borgen van processen rondom de BRO.

De geformuleerde verbetermaatregelen worden in 2019 binnen de mogelijkheden opgepakt.

ga terug